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为了保证会议有序合理的进行,会前就要考虑好很多因素,如果能请专业的会议策划团队,那就可以省心许多,如果是自己亲力亲为,那面临的问题就比较繁琐,下面是成都会务公司网小编整理出来的举办会议应该注意哪些问题?

一、迷失方向会议不知何去何从,没有议程、没有明确的目标。应该确定会议的首要目标并按照重要性从高到低的顺序排列好,并为可能发生的变化提前做准备。

二、眼大肚子小只有少数人参与到讨论中来。应该减少不切实际的期望。选择一至三个可以在规定时间内彻底讨论的目标。

三、概念不清当你的团队都不清楚为什么要开这个会议的时候,别指望与会者能说点什么。应该提前和与会者就会议的主题、宗旨以及目标进行良好的沟通,从而使他们有备而来,全心投入,能够展开气氛热烈的讨论和有理有据的辩论。

四、如果老板来当会议的主持人,那么与会者很容易跟从老板的思路,并提供他们认为是“正确的”而非最好的答案。应该引进一个经验丰富的主持人。让一个有旁观视野的人来引领分组讨论,他能不断抛出尖锐的问题,从而把讨论引向深入并带来很多新鲜的想法。但是即使有了这样的主持人,也要注意这个警示:老板说的越多,则其他人参与的越少。

五、老板的意见占主导与会者往往会把他们的社会等级观和办公室政治带到讨论会上。应该给予大家的平等发言权,并保证所有的想法都会得到重视,从客户真正的需求出发来处理实际的问题。

在进行整理、提供利用档案中如果发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:

一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。

二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。

三、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。

四、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。

最后,为了提高档案质量,做会议记录应该注意以下问题:

使用固定的会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本,按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。会议记录本前三页应写有目录,包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚,这样不但查找起来一目了然、十分方便,而且有利于档案的保密和保护。点击还可查看更多预定会议酒店需要多少定金?