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会议场地是一场活动或者会议的基础硬件之一,一个与会议和活动匹配度高的会议场地,无疑会对会议和活动本身增色不少。

会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的第一印象,是非常重要的。成都会议公司会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常会出个会场布置方案,甚至画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。

会场布置总体要求

会场布置要与会议的内容相匹配,根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的,等等。

会议场所的室外布置

会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:1、主会标2、欢迎拱门、条幅3、彩球、鲜花、氦气球4、地毯5、展架、易拉宝、广告板6、引导牌7、灯箱8、签到台9、休息座椅,等

会议场所的室内布置

会议场所的室内布置可根据需要选择:

1、会标、背景板

2、主席台\听众席、演讲台的布置,可参考:会议室座位安排的五种方式

3、鲜花、彩球、彩带等装饰

4、音像辅助设备

5、灯光、电源设备

6、茶点

7、奖品、礼品、活动道具

8、桌牌、名牌

9、摄像设备,等

在选择会议场地后,要对会议场地进行评估,可参考如下20个项目:

1、联系人、联系方式、地址

2、住宿条件等级、此次会议所订房间类型与数量

3、会议室号码、大小、类型、数量

4、会场座位、摆放、设施

5、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费

6、停车场

7、安全情况、保安服务质量

8、电信联络便利性

9、装修与外观

10、清洁程度

11、大堂、卫生间装修、设施、清洁

12、食品、茶点

13、餐饮服务水平

14、工作人员表现

15、服务水平

16、供暖、空调、照明设施

17、住宿设施

18、音像辅助设备

19、休闲设施

20、其他设施与服务

以上项目最好能列个表,逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段,先选择2-3个备选地点,逐一列出其优劣,提交会议的领导小组决定最终的会议地址,以将保障会议地点与会议要求相符合。